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AÍDA RODRÍGUEZ HUITRÓN

¿Cómo se reportan las ventas en tu empresa?

¿Qué tan accesible es la información para todos?

¿Cada cuando se presentan los reportes?

 

Queriendo insistir sobre la importancia de los reportes de venta, es que empezaré por lo fundamental que es elaborarlos, así como de la calidad de información con la que se deben hacer.  Un reporte de ventas permite a la empresa medir su crecimiento en ventas, la rentabilidad, la salud financiera, el cumplimiento de indicadores, el comportamiento de los clientes y de los vendedores y mucho más.  Es la ventana que nos permite analizar el desempeño de toda la empresa desde las ventas.  Por lo tanto, es necesario estar pudiendo ver esa ventana de forma permanente y haciendo cortes de caja cada cierto periodo de tiempo, que nos ayude a mantener el curso para llegar al resultado en el periodo de un año calendario, o de acuerdo con el año fiscal.

Para permitir el mayor número de ajustes y acciones correctivas, lo ideal es estar revisándolo constantemente y de acuerdo con el giro de las empresas se podrá establecer la frecuencia idónea.  Los Trimestres, que suelen llamarse en las empresas internacionales o que utilizan anglicismos “quarters” –cuartos– quedan como: Q1 de enero a marzo, Q2 de abril a junio, Q3 de julio a septiembre y Q4 de octubre a diciembre.

De esta forma se pueden armar las estrategias de ventas por trimestre, independiente a los objetivos mensuales.  Por la estacionalidad del producto en el mercado ya se sabe de antemano como se van a comportar los meses, y por lo tanto se pueden tomar acciones por posible caída o baja en las ventas, o para salvar esos meses donde sucedieron imponderables, se ajustará la estrategia para buscar una recuperación ya sea en el segundo o tercer mes del trimestre.  Cabe aclarar que estas recuperaciones tienden a ser cuesta arriba y a menos que se hagan esfuerzos extraordinarios en los meses restantes del periodo es que se logra cumplir con el objetivo y enderezar el barco, dicho de otra manera, volver a alinearse con el presupuesto anual de ventas.  Si no fue posible en ese trimestre, se buscará recuperarse al semestre, restructurando la estrategia comercial del siguiente trimestre.  

Con un trimestre que no cumpla el presupuesto, la posibilidad de alcanzar la meta anual se ve lejana.  De ahí que se deba vigilar y revisar la venta diaria y hacer análisis del comportamiento de la venta semanal, para poder tomar acciones inmediatas que puedan soslayar el problema de la forma más inmediata.  Sin estos reportes o ventanas, lo anterior sería imposible.

El éxito de un reporte se ve en el cumplimiento de los objetivos, será un reporte que fue utilizado y aprovechado.  Un gerente de ventas debe de asegurarse de que todos los involucrados en el resultado de las ventas cuenten con el reporte todos los días.  Es evidente que para la fuerza de ventas el reporte es la herramienta más poderosa con la que cuentan para no estar a ciegas sin saber cómo van sus ventas.

De la misma manera, también lo es para las áreas que indirectamente están involucradas como mercadotecnia, producción, compras y finanzas; si no hay una alineación de estrategias que soporte o ayude al área de ventas para responder, y reaccionar, los reportes no sirven de nada.  Un reporte que solo informa, pero es ignorado para tomar acciones, solo sirvió para tomar fotos de los hechos, serán datos que solo expresarán cantidades numéricas para observar.